Produktivität

3 Gründe, warum Sie sofort ein Projektmanagement-Tool benötigen

Finden Sie sich bei der Erledigung Ihrer Aufgaben oft an verschiedenen Orten wieder? Ein Projektmanagement-Tool kann Ihnen helfen, Ihre Projekte zu organisieren und zum Erfolg zu führen.

27. April 2020
Durch
Angelique Parungao

Angesichts der wachsenden Zahl von Teams, die fernab von einem verstreuten Aufbau arbeiten, ist die Notwendigkeit einer Struktur bei der Durchführung von Projekten heute wichtiger denn je. Selbst wenn Sie alleine arbeiten, sind Projektmanagement-Werkzeuge (PM) erforderlich, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Aufgaben und Fristen einhalten können. Laut einer vom PM-Schulungsunternehmen Wellingtone durchgeführten Umfrage verwenden jedoch nur 22% der Unternehmen derzeit PM-Software. Aus diesem Grund gaben 50% der Befragten an, dass sie einen oder mehrere Arbeitstage damit verbringen, Berichte manuell zusammenzustellen. Das ist eine Menge Zeit, die von den Mitarbeitern aufgewendet wird, die für wichtigere Dinge verwendet werden könnte.

Wenn Sie oder Ihre Organisation nicht erkannt haben, wie wichtig es ist, ein PM-Werkzeug in Ihrem Leben zu haben, gibt es drei Gründe, warum Sie es sich noch einmal überlegen sollten.

Grund Nr. 1: Sichtbarkeit und Rechenschaftspflicht aufrechterhalten

In der schnelllebigen, modernen Arbeitswelt sind Projekte ständig in Bewegung, und es ist schwierig, den Überblick zu behalten, wer was tut. Vor allem bei der Arbeit mit Teams kann ein PM-Tool dazu beitragen, dass alle Beteiligten die Aktualisierungen und Fortschritte der Aufgaben im Auge behalten. Es trägt auch dazu bei, dass jedes Teammitglied Rechenschaft darüber ablegen kann, was es zu tun hat, da PM-Tools alle Verantwortlichkeiten sowie die Fälligkeiten auf einer Plattform zusammenfassen. Eine Lösung, die alle Dinge, die Ihr Team erledigen muss, an einem Ort zusammenfasst, kann Ihre Zusammenarbeit sicherlich verbessern und sicherstellen, dass jeder auf die Leistung und den Beitrag des anderen achtet, damit Ihr Team das Projekt erfolgreich abschließen kann. PM-Tools können den Status in Echtzeit liefern, so dass Sie wissen, was das Team verlangsamt oder sogar beschleunigt. 

Grund Nr. 2: Das Arbeitsleben weniger stressig machen

Ein PM-Tool trägt auch dazu bei, Aufgaben zu rationalisieren und sicherzustellen, dass Sie sich nur auf das Wesentliche konzentrieren. Mit Tools wie der Aufgabendelegation ist leicht zu erkennen, wer für eine bestimmte Aufgabe zuständig ist, so dass keine zusätzliche Arbeitsbelastung entsteht und jeder seine Zeit gut einteilen kann. Darüber hinaus können PM-Tools auch manuelle Aufgaben automatisieren, so dass Sie oder Ihre Kollegen wiederholte und manuelle Arbeiten vermeiden können. PM-Tools können Teams nahtlos zusammenarbeiten lassen, da die Aufgaben jedes Einzelnen entsprechend der Kapazität des Teams richtig delegiert werden, wodurch die Ressourcen optimiert werden, wenn Sie für eine bestimmte Aufgabe mehr oder weniger Mitarbeiter einsetzen müssen. Diese Lösung kann dazu beitragen, Stress und Burnout im Team zu lindern, da jede Person bei ihrer Arbeit gleich stark belastet wird. 

Grund Nr. 3: Verwalten Sie Ihre Zeit richtig

Insbesondere bei der Arbeit mit einem engen Zeitplan sind PM-Tools großartige Lösungen, die Ihnen helfen, Ihre Aufgaben richtig zu planen, damit Sie mehr Zeit für die Dinge haben, auf die Sie sich konzentrieren müssen. Das Anbringen von Fälligkeitsterminen mit einer Benachrichtigung, wenn Sie kurz vor dem Termin stehen, kann Ihnen bei der Planung helfen, wie Sie Ihre Aufgabe angehen wollen. Es gibt Ihnen auch einen Einblick in die Durchführbarkeit des Projekts im Vergleich zu dem von Ihnen vorgegebenen Zeitrahmen. Wenn Sie darüber hinaus mit mehreren Personen oder Teams arbeiten, kann ein PM-Tool, mit dem deren Zeit erfasst werden kann, dazu beitragen, die Zeit der anderen zu berücksichtigen, so dass es bei der Zuweisung von Aufgaben nicht zu Überschneidungen kommt. 

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