Zusammenarbeit

Verstärken Sie Ihr nächstes virtuelles All Hands Meeting mit diesen 4 Tipps

Arbeiten aus der Ferne muss nicht bedeuten, dass Sie die Häufigkeit oder Qualität Ihrer All Hands-Sitzungen reduzieren müssen. Hier sind einige bewährte Verfahren für die Veranstaltung einer effektiven virtuellen Mitarbeiterversammlung.

27. April 2020
Durch
Angelique Parungao

All Hands Meetings sind ein Muss für jedes Unternehmen, da sie der gesamten Belegschaft Zeit bieten, sich zu treffen und wichtige unternehmensweite Updates zu erhalten. Gleichzeitig gibt sie den Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Anliegen vorzutragen oder Fragen an die Unternehmensleitung zu stellen.

Angesichts der Tatsache, dass immer mehr Unternehmen zu einer entfernten Arbeitsumgebung übergehen, ist es inzwischen gängige Praxis, All Hands-Sitzungen virtuell abzuhalten. Da die Mitarbeiter auf verschiedene Standorte verteilt sind, sind diese Sitzungen wichtiger denn je, um die Kommunikation zu rationalisieren, Transparenz und Vertrauen zu fördern und die Unternehmenskultur zu stärken. Hier sind vier Tipps zur Verbesserung Ihres All Hands-Meetings und zur Gewährleistung einer effektiven virtuellen Sitzung für Ihre Mitarbeiter an entfernten Standorten. 

1. Menschliche Verbindung mit Video aufrechterhalten

Fernmitarbeiter müssen eine menschliche Verbindung haben, damit sie sich auch dann als Teil einer Gemeinschaft fühlen, wenn sie aus der Ferne arbeiten. Die Verwendung des Videoanrufs kann dazu beitragen, die Entfernung während Ihrer virtuellen All Hands zu überbrücken und die Erfahrung einer Versammlung vor Ort digital zu reproduzieren. Stellen Sie sicher, dass Sie eine Plattform verwenden, die für jedermann zugänglich ist und auf verschiedenen Geräten wie Mobiltelefonen und Desktops zur Verfügung steht.

2. Sicherstellen, dass alle da sind

Vor allem für Unternehmen mit weltweit verteilten Teams ist es von entscheidender Bedeutung, dass alle an dem All Hands-Meeting teilnehmen, damit niemand neue Informationen oder Updates verpasst. Dabei müssen Sie sicherstellen, dass Sie Ihre Sitzung zu der Zeit ansetzen, die für alle am günstigsten ist. Sobald Sie sich für die Uhrzeit und das Datum entschieden haben, senden Sie eine unternehmensweite Ankündigung, um alle darüber zu informieren, und erstellen Sie eine Kalendereinladung mit einem Link zu Ihrer virtuellen All Hands-Sitzung, damit alle wissen, wo sie an diesem Tag hingehen können. 

3. Engagement als oberste Priorität setzen

Während dies eine Gelegenheit für Sie ist, das Unternehmen auf dem Laufenden zu halten, ist ein All Hands Meeting auch eine Möglichkeit für Ihre Mitarbeiter, ihre Bedenken zu äußern oder Ihnen Fragen zu stellen. Vor dem geplanten Treffen können Sie Ihre Mitarbeiter aus der Ferne bitten, ihre Probleme über ein spezielles Diskussionszentrum einzureichen. Sie können auch Fragen und Antworten in Form von Umfragen nutzen, bei denen die Mitarbeiter ihre Fragen einsenden können und die anderen abstimmen können, wenn sie dieselben Gedanken oder Fragen haben. Fragen Sie Ihre Mitarbeiter im Verlauf der Sitzung, ob sie Fragen haben. Öffnen Sie das Wort für ihre Klarstellungen oder Fragen und ermutigen Sie zur Nutzung der Chat-Funktion in der Telefonkonferenz, um zu vermeiden, dass sich mehrere Sprecher überlappen. 

4. Senden Sie eine Zusammenfassung am Ende des All Hands

Wie bei allen Sitzungen ist es wichtig, nach jeder Sitzung eine Zusammenfassung zu versenden - dasselbe gilt für Ihre virtuellen All Hands. Stellen Sie sicher, dass Sie am Ende Ihrer Online-Firmenversammlung alle wichtigen Diskussionspunkte einschließlich der Antworten auf die während der Sitzung gestellten Fragen versenden. Sie können auch alle zusammenfassenden Notizen in einer zentralen E-Bibliothek aufbewahren, damit Ihre entfernten Mitarbeiter sie jederzeit überprüfen können. Dies kann der gesamten Organisation helfen, die besprochenen Dinge im Auge zu behalten und alle Beteiligten über den Fortschritt der Diskussionen und Pläne, die während der Sitzung zur Sprache gebracht wurden, auf dem Laufenden zu halten.


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